Hướng dẫn cập nhật địa chỉ người nộp thuế theo địa giới hành chính mới

Việc sắp xếp, hợp nhất hoặc tách các đơn vị hành chính cấp huyện và xã theo chủ trương của Chính phủ không chỉ ảnh hưởng đến hệ thống quản lý hành chính mà còn tác động trực tiếp đến thông tin kê khai thuế của doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân. Để đảm bảo sự đồng bộ, nhất quán trong dữ liệu, Cục Thuế yêu cầu cập nhật địa chỉ người nộp thuế (NNT) theo địa bàn hành chính 2 cấp: tỉnh và xã.

Việc chuẩn hóa này không chỉ giúp cơ quan thuế quản lý hiệu quả hơn mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho NNT trong quá trình thực hiện nghĩa vụ tài chính, tránh rắc rối phát sinh do thông tin không đồng nhất.

Việc cập nhật địa chỉ người nộp thuế theo địa bàn hành chính mới là bước đi cần thiết để đảm bảo tính đồng bộ, chính xác trong quản lý thuế. - (Ảnh minh họa)

Trách nhiệm, quy trình thực hiện của cơ quan thuế và Quy định chi tiết trong công văn 1689/CT-NVT

Ngày 10/6/2025, Cục Thuế ban hành Công văn số 1689/CT-NVT nhằm cụ thể hóa các bước rà soát và chuẩn hóa thông tin địa chỉ NNT. Theo đó, việc cập nhật sẽ chia làm hai giai đoạn: trước và sau khi bỏ cấp huyện. Trong mỗi giai đoạn, cơ quan thuế sẽ tiến hành đối chiếu dữ liệu với danh mục mới và thực hiện điều chỉnh trong hệ thống.

Đối tượng được rà soát bao gồm toàn bộ người nộp thuế đang hoạt động và còn nghĩa vụ thuế, không bao gồm các trường hợp đã hoàn tất chấm dứt mã số thuế và không còn nợ thuế.

Các loại địa chỉ cần rà soát bao gồm:

· Địa chỉ trụ sở chính và nơi kinh doanh;

· Địa chỉ văn phòng điều hành;

· Địa chỉ nhận thông báo thuế;

· Địa chỉ thường trú và địa chỉ hiện tại (đối với cá nhân không kinh doanh).

Sau khi danh mục đơn vị hành chính cấp xã và cấp tỉnh mới được công bố, cơ quan thuế có trách nhiệm chủ động rà soát hoặc phối hợp cùng địa phương xác minh các địa chỉ cần điều chỉnh.

Trường hợp địa bàn cũ được sáp nhập toàn bộ vào một địa bàn mới, cơ quan thuế sẽ căn cứ vào bảng chuyển đổi để cập nhật tự động trên hệ thống. Tuy nhiên, khi địa bàn cũ bị chia tách hoặc hợp nhất phức tạp, việc xác định thông tin mới sẽ cần có sự phối hợp của NNT, nhằm đảm bảo tính chính xác.

Sau khi hoàn tất cập nhật, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chính thức đến NNT qua các kênh như:

· Tài khoản giao dịch thuế điện tử;

· Email đăng ký;

· Tin nhắn SMS;

· Ứng dụng eTax Mobile.

Thông báo này là căn cứ pháp lý để người nộp thuế giải trình với đối tác, khách hàng hoặc cơ quan chức năng trong trường hợp xảy ra sai khác giữa địa chỉ hóa đơn và địa chỉ đăng ký kinh doanh.

Không bắt buộc thay đổi thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Một điểm quan trọng được nhấn mạnh trong các hướng dẫn là: việc cập nhật địa chỉ thuế theo địa bàn hành chính mới không đồng nghĩa với việc người nộp thuế phải thay đổi thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

Người nộp thuế hoàn toàn có thể sử dụng thông báo từ cơ quan thuế làm bằng chứng pháp lý để chứng minh địa chỉ đã được điều chỉnh phù hợp với địa bàn hành chính mới. Trường hợp có nhu cầu điều chỉnh trên giấy phép, người nộp thuế có thể chủ động làm thủ tục với cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định, tuy nhiên điều này là không bắt buộc.

Cập nhật kịp thời, yên tâm kê khai và Cảnh báo về các hành vi giả mạo cập nhật thông tin

Công tác chuẩn hóa và cập nhật địa chỉ thuế đã được triển khai tại nhiều địa phương. Chi cục Thuế Khu vực I (phụ trách Hà Nội và Hòa Bình), Chi cục Thuế khu vực II (TP.HCM), Chi cục Thuế khu vực VIII (Vĩnh Phúc) đều đã ra thông báo về việc cập nhật địa chỉ tổ chức, doanh nghiệp và hộ kinh doanh trên hệ thống ngành thuế theo địa bàn hành chính mới.

Thông tin được truyền đạt trực tiếp tới người nộp thuế qua các kênh chính thống để đảm bảo việc cập nhật đồng bộ và nhanh chóng. Trong mọi trường hợp, hoạt động kinh doanh vẫn diễn ra bình thường và không bị ảnh hưởng bởi sự khác biệt giữa địa chỉ trên hóa đơn và địa chỉ ghi trên giấy tờ pháp lý, miễn là có thông báo từ cơ quan thuế kèm theo.

Cùng với việc triển khai rộng rãi cập nhật địa chỉ, một số đối tượng xấu đã lợi dụng cơ hội để thực hiện hành vi giả mạo cơ quan thuế, lừa đảo người nộp thuế. Các chiêu trò thường thấy là yêu cầu doanh nghiệp cung cấp căn cước công dân, mã số thuế, giấy phép kinh doanh qua điện thoại, email hoặc tin nhắn với lý do “cập nhật địa chỉ hành chính”.

Cục Thuế khẳng định: không có quy định yêu cầu người nộp thuế cung cấp lại thông tin cá nhân hoặc giấy tờ pháp lý trong quá trình cập nhật địa chỉ hành chính. Toàn bộ thao tác đều do cơ quan thuế thực hiện trên hệ thống và gửi thông báo chính thức đến người nộp thuế bằng các kênh an toàn.

Người nộp thuế cần nâng cao cảnh giác, tuyệt đối không cung cấp thông tin cho bên thứ ba không rõ nguồn gốc. Mọi thông tin liên quan cần được xác minh qua cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc liên hệ trực tiếp với chi cục thuế nơi quản lý.

Việc cập nhật địa chỉ người nộp thuế theo địa bàn hành chính mới là bước đi cần thiết để đảm bảo tính đồng bộ, chính xác trong quản lý thuế. Người nộp thuế không cần hoang mang nếu thấy thông tin trên hóa đơn có khác biệt với giấy phép kinh doanh, bởi thông báo từ cơ quan thuế đã có giá trị pháp lý đầy đủ.

Điều quan trọng là cần chủ động tiếp nhận thông báo từ cơ quan thuế, đối chiếu thông tin và thực hiện đúng hướng dẫn. Đồng thời, luôn cảnh giác với các hình thức lừa đảo trá hình, bảo vệ quyền lợi và dữ liệu của doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân trong quá trình chuyển đổi hành chính trên toàn quốc.