Thay đổi đơn vị hành chính: Doanh nghiệp cần cập nhật để không bị gián đoạn hoạt động

Việc thay đổi đơn vị hành chính ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xuất khẩu đã khai báo thông tin trên các hệ thống đăng ký xuất khẩu.

Thay đổi đơn vị hành chính ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xuất khẩu đã khai báo thông tin trên các hệ thống đăng ký xuất khẩu. - (Ảnh minh họa)

Ngày 05/7, theo báo Tiền Phong đưa tin một số doanh nghiệp xuất khẩu sang Trung Quốc bị từ chối thông quan do sáp nhập tỉnh, huyện. Các doanh nghiệp này đã khai báo thông tin trên hệ thống CIFER của Tổng cục Hải quan Trung Quốc. Việc thay đổi địa danh khiến nhiều doanh nghiệp lúng túng trong việc cập nhật địa chỉ công ty, nhà máy, cơ sở chế biến, mã số xuất khẩu…

Theo ông Ngô Xuân Nam, Phó Giám đốc Văn phòng SPS Việt Nam (Bộ Nông nghiệp và Môi trường), cho biết: "Doanh nghiệp xuất khẩu hàng sang Trung Quốc phải khai báo địa chỉ chính xác trong hồ sơ đăng ký hoặc cập nhật trên hệ thống CIFER. Tuy nhiên, việc bỏ cấp huyện trong địa chỉ hành chính mới của Việt Nam khiến thông tin không còn trùng khớp với hồ sơ đã được phía Trung Quốc phê duyệt trước đó.

Nếu không cập nhật kịp thời, hàng hóa có thể bị từ chối thông quan hoặc gặp khó khăn tại cửa khẩu. Vì vậy, việc chủ động rà soát và điều chỉnh thông tin là rất cần thiết trong giai đoạn chuyển đổi này."

Để tháo gỡ vướng mắc và duy trì hoạt động xuất khẩu thông suốt, Văn phòng SPS Việt Nam đã chủ động làm việc với phía Trung Quốc. Tại phiên họp Ủy ban SPS-WTO lần thứ 92 ngày 19/6 tại Thụy Sĩ, Văn phòng SPS phối hợp với Phái đoàn thường trực Việt Nam tại Geneva tổ chức cuộc họp song phương với đại diện Tổng cục Hải quan Trung Quốc để thông báo chính thức về thay đổi hệ thống hành chính tại Việt Nam.

Phía Việt Nam đề nghị Hải quan Trung Quốc phối hợp hỗ trợ và có giải pháp kỹ thuật phù hợp để không làm gián đoạn xuất khẩu thực phẩm nông sản trong thời gian doanh nghiệp cập nhật địa chỉ theo Quy định 248 của Tổng cục Hải quan Trung Quốc.

Ông Ngô Xuân Nam cũng cho biết, Văn phòng SPS Việt Nam đang tham mưu Bộ Nông nghiệp và Môi trường ra công hàm chính thức đề nghị phía Trung Quốc hợp tác xử lý tình huống trên.

Văn phòng SPS Việt Nam khuyến cáo các doanh nghiệp xuất khẩu cần chủ động rà soát, cập nhật thông tin theo hướng dẫn, nhằm tránh gián đoạn hoạt động. Trong trường hợp gặp khó khăn trong quá trình thông quan, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với Văn phòng SPS để được hướng dẫn và hỗ trợ kịp thời.(1)

Ngày 23/3, Tạp chí Việt Nam hương sắc đăng tải bài viết: “Chỉ dẫn địa lý, truy xuất nguồn gốc và thương hiệu nông sản trong bối cảnh đổi tên địa phương”. Bài viết chỉ ra rằng, việc sáp nhập tỉnh thành gây ảnh hưởng đến các sản phẩm nông nghiệp mang chỉ dẫn địa lý, làm gia tăng nguy cơ mất thương hiệu hoặc gặp trở ngại khi xuất khẩu. Điều này đòi hỏi cần có một chiến lược chuyển đổi số bài bản, từ cập nhật dữ liệu truy xuất nguồn gốc đến xây dựng lại hệ thống nhận diện thương hiệu, nhằm bảo vệ giá trị đặc sản vùng miền trong bối cảnh thay đổi hành chính.

Khi các tỉnh thành sáp nhập, quy hoạch vùng sản xuất và quản lý hành chính cũng thay đổi. Nhiều sản phẩm nông nghiệp đặc sản vốn được chứng nhận dựa trên điều kiện thổ nhưỡng, khí hậu, truyền thống canh tác của địa phương cụ thể sẽ phải điều chỉnh tiêu chuẩn để phù hợp với đơn vị hành chính mới. Điều này có thể dẫn đến xung đột lợi ích giữa các địa phương trong cùng một tỉnh sáp nhập, khi một số vùng muốn giữ lại tên cũ để bảo vệ thương hiệu, trong khi những vùng khác muốn tận dụng tên mới để mở rộng thị trường. Sự thiếu nhất quán trong quản lý có thể gây cạnh tranh nội bộ và làm giảm hiệu quả các chính sách hỗ trợ phát triển sản phẩm nông nghiệp.

Đối với các sản phẩm đã được bảo hộ chỉ dẫn địa lý hoặc nhãn hiệu tập thể ở phạm vi quốc tế, việc thay đổi địa danh còn mang đến rủi ro pháp lý lớn. Nhiều quốc gia yêu cầu quy trình đăng ký bảo hộ rất nghiêm ngặt, và thay đổi tên gọi có thể buộc doanh nghiệp phải nộp lại toàn bộ hồ sơ. Nếu không cập nhật kịp thời hoặc không đạt được sự đồng thuận với cơ quan quản lý, sản phẩm có thể mất quyền bảo hộ tại thị trường nước ngoài. Đây là mối đe dọa lớn với các mặt hàng nông sản có giá trị cao, vốn đang cạnh tranh trên thị trường quốc tế nhờ lợi thế chỉ dẫn địa lý.

Các doanh nghiệp xuất khẩu hiện đang đối mặt với nhiều rào cản pháp lý và thương mại khi tên địa phương thay đổi. Những thị trường như EU, Mỹ, Nhật Bản yêu cầu sự thống nhất tuyệt đối giữa nhãn mác sản phẩm, giấy chứng nhận và hồ sơ đăng ký. Việc thay đổi tên địa phương nếu không được điều chỉnh kịp thời có thể khiến hàng hóa bị từ chối nhập khẩu hoặc mất quyền bảo hộ. Một số quốc gia còn yêu cầu làm lại hồ sơ từ đầu, kéo dài thời gian và tăng chi phí. Ngoài ra, hệ thống truy xuất nguồn gốc của nhiều nước nhập khẩu cũng dựa vào dữ liệu gắn với địa danh cụ thể, nếu không cập nhật kịp thời sẽ bị coi là không hợp lệ.

Để xử lý vấn đề này, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa cơ quan quản lý trong nước và các tổ chức quốc tế để điều chỉnh hồ sơ bảo hộ phù hợp. Nhà nước nên chủ động đàm phán với đối tác thương mại để có cơ chế chuyển đổi linh hoạt, hạn chế thủ tục phức tạp. Đồng thời, dữ liệu truy xuất nguồn gốc cần được cập nhật đồng bộ trên cả hệ thống nội địa và quốc tế, áp dụng công nghệ hiện đại như blockchain để đảm bảo minh bạch. Doanh nghiệp cũng cần điều chỉnh chiến lược thương hiệu, kết hợp tên địa danh cũ và mới trong giai đoạn chuyển tiếp nhằm giữ chân khách hàng. Bên cạnh đó, một chiến dịch truyền thông bài bản tại thị trường quốc tế là rất cần thiết để đối tác và người tiêu dùng hiểu rõ sự thay đổi, giúp duy trì uy tín và lợi thế cạnh tranh của nông sản Việt Nam.

Bên cạnh ảnh hưởng đến thương hiệu và pháp lý, việc đổi tên địa phương còn đặt ra thách thức lớn trong nhận diện số trên các nền tảng thương mại điện tử. Hiện nay, nhiều sản phẩm đặc sản địa phương được bán trên các sàn thương mại điện tử lớn như Shopee, Lazada, Tiki, Amazon... với mô tả và tên gọi gắn liền với địa danh sản xuất. Khi tên tỉnh thay đổi, hệ thống tìm kiếm của các nền tảng này có thể không nhận diện được sản phẩm mới, khiến doanh nghiệp giảm khả năng tiếp cận khách hàng. Đồng thời, các nhà sản xuất phải cập nhật lại toàn bộ thông tin trên website, fanpage, mạng xã hội… gây gián đoạn hoạt động. Nếu không có chiến lược truyền thông hợp lý, doanh nghiệp dễ mất khách hàng.

Chuyển đổi đơn vị hành chính sang hai cấp đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị kỹ lưỡng để tránh rủi ro, gián đoạn hệ thống. Việc chuyển đổi địa chỉ hành chính sẽ tác động lớn đến nhiều hoạt động doanh nghiệp. Trong nước, các ngành như thương mại điện tử, vận tải (taxi, gọi xe, giao hàng, logistics), bất động sản sẽ chịu ảnh hưởng đáng kể. Với các doanh nghiệp khác, đặc biệt những đơn vị dùng phần mềm quản lý theo cấp xã/phường, việc triển khai đồng bộ các thay đổi sẽ cần nhiều thời gian và nguồn lực.

Tổ chức cần phân biệt rõ giữa "địa chỉ sử dụng trong vận hành hằng ngày" và "địa chỉ bắt buộc lưu trữ theo đơn vị hành chính mới". Nếu không có kế hoạch cụ thể và dự phòng các tình huống phát sinh, hệ thống dễ xảy ra rối loạn, dẫn đến sai sót và nguy cơ bị xử phạt.

Về công nghệ, các hệ thống đang sử dụng API bản đồ của bên thứ ba có thể đối mặt với rủi ro, do nhiều nhà cung cấp chưa hỗ trợ đầy đủ địa chỉ hành chính mới. Một số bên đã thí điểm nhưng độ chính xác chưa được xác nhận. Do đó, các ứng dụng cần chủ động lường trước rủi ro địa chỉ sai lệch.

Người dùng cũng gặp khó khăn khi xác định địa chỉ tương đương giữa cũ và mới. Ví dụ, tại Hà Nội từng có nhiều địa chỉ trùng số, tên đường nhưng khác quận; nay nếu thiếu thông tin quận/huyện sẽ dễ gây nhầm lẫn trong giao tiếp, giao hàng, di chuyển.

Việc chuyển đổi chỉ đạt hiệu quả khi dữ liệu đầu vào được chuẩn hóa. Nếu địa chỉ được nhập tùy tiện, thiếu định dạng hoặc không nhất quán, quá trình xử lý sẽ trở nên phức tạp, kéo dài và tốn kém.

Về kế toán và hóa đơn, các quy định hiện hành yêu cầu doanh nghiệp xuất hóa đơn theo địa chỉ hành chính mới. Doanh nghiệp cần rà soát, cập nhật thông tin và làm việc với cơ quan thuế để tránh sai phạm trong kê khai.

Việc thay đổi địa chỉ mới còn kéo theo các chi phí ẩn. Doanh nghiệp sẽ phát sinh chi phí cập nhật phần mềm, điều chỉnh API, sửa đổi biển hiệu, in lại hóa đơn, hợp đồng… Những chi phí này không hề nhỏ, nhất là với doanh nghiệp quy mô lớn hoặc có nhiều điểm chạm dữ liệu địa chỉ.

Để tìm hiểu rõ hơn về các quy định đơn vị hành chính, Tạp chí Việt Nam hương sắc trân trọng chia sẻ một số thông tin được pháp luật quy định như sau:

Quy định về địa giới đơn vị hành chính theo Luật Đất đai 2024

Thay đổi đơn vị hành chính ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp xuất khẩu đã khai báo thông tin trên các hệ thống đăng ký xuất khẩu. - (Ảnh minh họa)

Căn cứ Điều 49 Luật Đất đai 2024 (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2025) quy định về vấn đề địa giới đơn vị hành chính như sau:

1) Địa giới đơn vị hành chính được lập theo đơn vị hành chính cấp xã, cấp huyện, cấp tỉnh. Hồ sơ địa giới đơn vị hành chính thể hiện thông tin về việc thành lập, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính và các mốc địa giới, đường địa giới của đơn vị hành chính đó.

(2) Bộ Nội vụ hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có liên quan xác định địa giới đơn vị hành chính cấp tỉnh; Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp chỉ đạo, hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp dưới có liên quan xác định địa giới đơn vị hành chính trên thực địa và lập hồ sơ về địa giới đơn vị hành chính trong phạm vi địa phương.

(3) Phạm vi quản lý đất đai trên đất liền được xác định theo đường địa giới đơn vị hành chính của từng đơn vị hành chính theo quy định của pháp luật.

(4) Trường hợp phạm vi quản lý đất đai cấp tỉnh chưa xác định được do chưa xác định được địa giới đơn vị hành chính thì Bộ Nội vụ chủ trì phối hợp với Bộ Tài nguyên và Môi trường và các địa phương có liên quan lập hồ sơ trình Chính phủ.

(5) Trường hợp phạm vi quản lý đất đai cấp huyện, cấp xã chưa xác định được do chưa xác định được địa giới đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã thì Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp dưới có liên quan phối hợp giải quyết; trong thời gian chưa có quyết định về xác định địa giới đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã thì Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp thực hiện các nội dung quản lý nhà nước về đất đai đối với khu vực chưa thống nhất. Trường hợp không thống nhất được phương án giải quyết thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh lập hồ sơ trình Chính phủ.

(6) Chính phủ có trách nhiệm hướng dẫn việc giải quyết trường hợp chưa thống nhất về địa giới đơn vị hành chính; tổ chức giải quyết việc chưa thống nhất về địa giới đơn vị hành chính nêu tại điểm (4) và (5).

Doanh nghiệp phải làm gì khi thay đổi địa giới hành chính

Căn cứ Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, quy định trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp là một trong những thông tin thể hiện Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (theo khoản 2 Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020).

Căn cứ khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, căn cứ điểm a khoản 2 Điều 63 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, quy định cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp như sau:

Cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

2. Doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện việc cập nhật, bổ sung thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Luật Doanh nghiệp, như sau:

a) Trường hợp doanh nghiệp cập nhật, bổ sung các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp làm thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng không thuộc các trường hợp đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp quy định từ Điều 47 đến Điều 55 Nghị định này, doanh nghiệp gửi thông báo đề nghị cập nhật, bổ sung thông tin đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh nhận thông báo, xem xét tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp;

Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp gồm những gì?

Căn cứ khoản 2 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

a) Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

b) Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

Lưu ý: Trường hợp không phải chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp đến nộp hồ sơ thì người được ủy quyền phải nộp văn bản uỷ quyền kèm bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân.

Ghi chú:

(1). https://tienphong.vn/doanh-nghiep-xuat-sang-trung-quoc-bi-tu-choi-thong-quan-do-sap-nhap-tinh-huyen-xu-ly-the-nao-post1757693.tpo